ERP cloud : les clés d’un projet réussi

Constituer la bonne équipe projet

La réussite d’un projet ERP cloud repose d’abord sur une bonne équipe. Il est essentiel de réunir des représentants des différentes fonctions concernées, y compris en dehors de l’IT, pour avoir différents points de vue et ne pas passer à côté d’exigences clés.

Encore faut-il que les personnes choisies aient réellement du temps. Confier des responsabilités critiques à des collaborateurs déjà accaparés par leurs missions quotidiennes expose le projet à des retards et à des arbitrages défavorables. Dans le cloud, cette réflexion doit aussi intégrer la question de la responsabilité post-déploiement, au-delà de la seule phase d’implémentation.

Clarifier les responsabilités

Attribuer clairement les rôles permet d’identifier sans ambiguïté qui fait quoi. Un plan de projet qui détaille, pour chaque action, le responsable facilite le suivi et la prise de décision. Il permet aussi de fluidifier les échanges lors des comités de projet et de traiter plus rapidement les points de blocage.

Cette organisation doit également prévoir des mécanismes de remontée des difficultés et des modalités claires pour leur résolution, ce qui évitera que des problèmes mineurs prennent une ampleur disproportionnée.

Anticiper et piloter les risques

Les risques font partie intégrante de tout projet ERP. Mettre très tôt en place un registre des risques permet de suivre les points sensibles et d’impliquer l’ensemble de l’équipe dans le traitement de ces problèmes.

Dans un ERP cloud, les risques dépassent souvent la seule dimension technique. Ils peuvent concerner la localisation des données, les cycles de mise à jour imposés par l’éditeur ou les dépendances avec des intégrations externes.

Certains sujets nécessiteront un arbitrage de la direction générale, d’autres demanderont du temps et une coordination étroite entre équipes.

Rester concentré sur les décisions structurantes

Au fil du projet, des remises en question peuvent surgir, notamment lors de l’arrivée de nouveaux collaborateurs ou face à des difficultés imprévues. Certains peuvent être tentés de revenir sur des choix fondamentaux, comme la sélection de l’éditeur ERP.

Si ces débats peuvent être légitimes, ils doivent rester exceptionnels. Revenir trop souvent sur des décisions peut désorganiser le planning, retarder le projet, voire le faire dérailler complètement, au détriment des objectifs métiers initiaux.

Comprendre comment optimiser le système

Chaque ERP a des points forts et des limites. Les équipes doivent identifier les fonctionnalités réellement prioritaires et décider comment composer avec les contraintes de la solution retenue.

Dans certains cas, il peut être acceptable de renoncer à une fonctionnalité secondaire. Il est également possible de répondre à ces besoins avec une application tierce. Mais dans ce cas, il est préférable de s’appuyer sur des outils déjà présents dans l’écosystème de l’éditeur ERP, pour de limiter les problèmes d’intégrations.

En environnement cloud, cette réflexion doit aussi tenir compte de l’évolution fonctionnelle continue des solutions. Des mises à jour régulières peuvent réduire, voire supprimer, le besoin de spécifiques au fil du temps.

Traiter la migration des données dès le départ

La migration des données doit aussi être abordée très tôt dans le projet. Selon l’ancienneté des systèmes existants et la qualité de ces données, cette étape peut en effet être longue et complexe.

Définir une stratégie claire, allouer des ressources et traiter les problèmes de qualité en amont évite de migrer des données incomplètes ou erronées. Corriger les erreurs après coup est bien plus coûteux et risqué, d’autant plus dans un ERP cloud où l’analytique et les intégrations reposent souvent sur des modèles de données partagés.

Organiser les échanges de données avec l’écosystème applicatif

Un ERP ne fonctionne jamais isolément. Il est donc crucial d’anticiper la manière dont il échangera avec les autres applications. Selon les besoins, ces échanges passeront par des API, en temps réel ou quasi-temps réel, ou bien par des transferts de fichiers avec une régularité donnée (une fois par jour par exemple).

Il faut bien réfléchir à cette couche intermédiaire (outils d’intégration, middleware, connecteurs) dans une architecture qui est amenée à évoluer avec l’écosystème cloud.

Ne pas sous-estimer la conduite du changement

La conduite du changement reste l’un des facteurs les plus souvent négligés dans les projets ERP, on prem ou cloud. Pourtant, la résistance des utilisateurs peut compromettre le succès du déploiement si elle n’est pas prise en compte.

Évaluer l’acceptation (ou la défiance) des équipes, communiquer régulièrement sur les objectifs du projet et identifier des relais internes favorables à la nouvelle solution sont autant de leviers à activer.

La formation, avant et après le go-live, joue également un rôle clé pour garantir une adoption du système et la qualité des données. Enfin, désactiver les anciennes applications est parfois nécessaire pour éviter que les utilisateurs ne continuent à travailler dessus, en dehors du nouvel ERP.

Le succès se joue bien avant le go-live

Les projets ERP se gagnent ou se perdent longtemps avant la mise en production. Si le cloud modifie les modalités de déploiement et de mise à jour, les fondamentaux demeurent : planification rigoureuse, clarté des responsabilités et gouvernance solide.

Les entreprises qui parviennent à faire concorder ces principes avec les spécificités du cloud – mises à jour continues, responsabilités partagées et intégrations évolutives – maximisent leurs chances de tirer une valeur durable de leur investissement ERP.