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ERP : conseils pour bien réussir un upgrade de version

Maîtriser le timing et planifier les coûts aident à mener à bien un projet de montée de version. Mapper les données, les processus et anticiper les bénéfices analytiques optimiseront également l’impact du nouvel ERP sur la stratégie de l’entreprise.

Cet article est extrait d'un de nos magazines. Téléchargez gratuitement ce numéro de : Applications & Données: Applications et Données n°7 : LHC : le CERN teste un data warehouse autonome

Avec les gros ERP – comme SAP, Oracle ou Infor – le passage à une nouvelle version majeure est un projet lui aussi majeur. Les quelques conseils suivants peuvent vous aider à vous assurer que la montée de version se déroulera bien.

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Tout d’abord, identifiez les coûts et les avantages l’upgrade de votre ERP et le moment où ils sont susceptibles de se matérialiser. En vous appuyant sur ces coûts, le temps et la valeur créée, maintenez un indicateur composite comme la valeur actuelle nette, un ROI ou le taux de rentabilité interne.

Les éditeurs fournissent des modèles (templates) pour encadrer les projets de montées de version. Ces modèles, destinés à vous aider, sont généralement aussi proposés par les sociétés de conseil comme Accenture ou Deloitte. N’hésitez en tout cas pas à demander à ce qu’on vous en propose. Par ailleurs, vos équipes seront certainement sous pression et débordées, envisagez donc bien en amont de recruter des consultants.

Le grand enjeu d’un upgrade est de réaliser le projet au plus proche de la date de décommissionnement de votre ERP, c’est-à-dire la date à laquelle l’éditeur ne fournira plus aucun support pour votre solution. La plupart des entreprises tentent de repousser le plus possible la fin du projet de montée de version, d’un an ou deux, pour se donner plus de temps et mener plus tranquillement la montée de version. Mais ce faisant, elles peuvent aussi jouer avec le feu et dépasser, sans le vouloir, la date de décommissionnement avec un retard inattendu de leur projet. Ne pas respecter la date de fin de support est généralement une mauvaise idée.

Une étude attentive est aussi nécessaire pour comprendre ce que contient le nouvel ERP et comment ces nouveautés affecteront l’entreprise. Les principaux éléments à examiner (mais pas les seuls) sont les suivants :

Modélisation des processus métiers

La modélisation de processus est un outil essentiel dans tout upgrade d’ERP.

Commencez par examiner les processus métiers actuels qui s’appuient sur l’ERP. Dans certains cas, votre entreprise peut avoir remplacé un module natif par du spécifique et/ou utilisé un middleware pour intégrer ce spécifique à l’ERP. Ensuite, effectuez le même exercice, mais avec les processus qu’impliquera le nouvel ERP.

Dans le meilleur des cas, les nouveaux processus remplaceront ceux que vous avez déjà. Si ce n’est pas le cas, vous devrez envisager d’intégrer vos spécifiques avec le système upgradé en utilisant une combinaison de middleware et de BPM. Voire de redévelopper des modules.

Tous les processus métiers reposent sur des données. Vous devrez donc également mapper les données de l’ERP actuel avec celles du prochain ERP pour les faire correspondre. N’oubliez pas non plus que le système mis à niveau en nécessitera probablement de nouvelles.

Middleware

Il y a de fortes chances que vous deviez intégrer des développements maison ainsi que des logiciels tiers à votre nouvel ERP. Or l’éditeur de l’ERP changera probablement aussi la couche middleware avec la montée de version.

Par conséquent, il faudra une certaine préparation pour gérer les échanges entre applications et faire en sorte que des composants logiciels disparates continuent à se parler.

Entrepôt de données, reporting et BI

Un projet d’upgrade d’ERP amène également à regarder son Data Warehouse.

D’une part, l’éditeur d’ERP peut proposer un nouvel entrepôt de données pour le stockage des informations dans son format préféré. Et cette nouvelle base peut – ou non – être suffisamment ouverte pour recevoir d’autres données.

Il est probable que vous ayez déjà une stratégie Data Warehouse. Mais il est aussi probable que vous deviez la revoir pour tenir compte des changements apportés par l’upgrade. Que vous souhaitiez, ou non, garder votre entrepôt de données en plus de celui du nouvel ERP dépendra entièrement de votre stratégie BI - l’informatique décisionnelle étant un autre facteur clé d’un projet de montée de version.

Le reporting, l’analytique et la BI seront probablement les principales sources de bénéfices de votre montée de version.

En fait, le reporting, l’analytique et la BI seront probablement les principales sources de bénéfices de votre montée de version. Ces fonctions connaîtront a priori une amélioration spectaculaire par rapport à la version précédente. Et elles conditionnent grandement la façon dont les entreprises créeront (ou non) un avantage concurrentiel.

Cartographie et intégration des données opérationnelles

Plusieurs mappings des données seront essentiels dans votre montée de version, pour faire correspondre entre ancien et nouveau système, pêle-mêle, les livres de comptes (avec le nouveau module financier), les informations RH (avec le nouvel HCM) ou les données produits et de nomenclature avec le nouveau système de fabrication (si vous êtes un manufacturier).

Vous devrez également mettre en correspondance les ventes, les données clients et produits avec le nouveau CRM et votre base d’actifs avec le nouvel EAM.

Impacts sur le planning stratégique

Vous pouvez certainement faire des analyses stratégiques avec votre ERP actuel, mais il est probable qu’elles s’améliorent après l’upgrade.

En utilisant les nouvelles fonctionnalités BI et la capacité à tirer plus d’informations (insights) des données migrées depuis vos sources existantes, vous pourrez envisager de répondre à des questions comme :

  • Comment se comporte chaque segment de clients face à la grille tarifaire actuelle ?
  • L’entreprise peut-elle vendre ses produits à un prix inférieur sans trop affecter les marges ?
  • Le produit actuel peut-il être amélioré et/ou regroupé avec d’autres ?
  • Dans quelle mesure le service à la clientèle influe-t-il sur la stratégie globale ?
  • Comment l’entreprise peut-elle améliorer la façon dont les vendeurs et le service client répondent au consommateur ?
  • Que font les concurrents et comment l’entreprise doit-elle réagir ?

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