Collaboration dans le cloud : 6 questions à se poser avant d’investir

Avant de passer en revue les différents outils de collaboration dans le cloud, il convient de dresser une liste de vos exigences et considérer chaque solution du marché.

Lorsqu’on débute ses recherches d’outils de collaboration dans le cloud, on a plutôt tendance à examiner les différences de chacun des produits du marché. Après tout, si une application de collaboration ne répond pas à vos critères et à vos processus en entreprise, son achat semble impossible. Par ailleurs, même si les fonctions peuvent sembler identiques au premier coup d’oeil, elles peuvent toutefois différer légèrement, d’une solution à l’autre.

La plupart des outils sont centrés sur un mode de communication qui place la messagerie au cœur du processus. En d'autres termes, les employés utilisent une messagerie instantanée pour se connecter à leurs collègues ou à des équipes, travaillant sur un projet spécifique. Ces solutions comprennent généralement les éléments de base, comme la messagerie et le partage de fichiers. Mais il apparait que ces fonctions communes, l'interface et même la méthode utilisées pour accomplir les tâches de messagerie seront parfois différentes.

Le partage de fichiers dans Google Hangouts nécessite par exemple que les utilisateurs aient des comptes Google Drive. Ce dernier est utilisé comme référentiel, et des liens téléchargeables sont utilisés pour partager le contenu de la session de chat. Pour les entreprises qui ont déployé Google Drive à l’échelle, cela fluidifie les workflows.

Pour les entreprises sans Google Drive, il est nécessaire de décider si oui ou non  la propriété intellectuelle peut être autorisée sur le service de stockage cloud de Google. En utilisant une plateforme plus ouverte, telle que Slack, les utilisateurs pourront partager des fichiers en utilisant Google Drive en plus d'autres produits de stockage cloud, à commencer par Box et Dropbox. Cela s'ajoute, bien sûr, à la plateforme de partage de fichiers de Slack.

Comment le service sera-t-il déployé ?

Un autre facteur à prendre en compte est de savoir si la plateforme sera déployée pour répondre à certains besoins de collaboration de l’entreprise, ou si la plateforme sera utilisée comme un guichet unique pour toutes les tâches collaboratives. Si vous entrez dans la première catégorie, le nombre de produits sera plus restreint, car  vous y trouverez les caractéristiques exactes dont vous avez besoin. Si vous faites partie de la deuxième catégorie, les outils de collaboration qui comprennent à la fois la messagerie, le remplacement des téléphones de bureau et la vidéoconférence correspondront mieux à la portée des objectifs de votre projet.

La vidéo est un domaine qui varie considérablement d'une solution à l'autre. Toutes peuvent, à tout le moins, fournir des vidéos rudimentaires en pair à pair, ainsi que des vidéos multi-utilisateurs. Mais si vous avez besoin de sessions vidéo de groupe avec des centaines d'utilisateurs en simultané ou de fonctions plus classiques de webinaires, vos options seront plus limitées.

D'autres caractéristiques - telles que l'intégration de notifications (Short Message Service), le partage d'écran, le whiteboarding ou encore l'accès à une base de connaissances - feront partie d'une stratégie globale en matière de collaboration cloud. Celle-ci variera en fonction de la plateforme du fournisseur et des préférences des utilisateurs. C'est là que la création d'un programme-pilote commence à avoir du sens.

L'objectif d'un tel programme est de recevoir les commentaires des utilisateurs concernant les deux ou trois outils de collaboration envisagés par l’IT. Cette méthode est utilisée pour comprendre les besoins des utilisateurs et sélectionner l'application de messagerie que les utilisateurs jugent la mieux adaptée. Cela permet d'éliminer tous les partis pris des équipes IT, tant au niveau du produit que du fournisseur, et de laisser la décision finale entre les mains des utilisateurs.

Comment la sécurité des données est-elle prise en compte ?

Selon votre secteur d'activité, il se peut que vous ayez à respecter des exigences strictes en matière de gestion des risques et de conformité. La sécurité des données fera partie de vos critères de sélection de l’application de collaboration et la nécessité d'un chiffrement de bout en bout des messages et du transport des données sera clé pour votre entreprise. Il sera également nécessaire de tenir compte du stockage des clés de chiffrement sur des serveurs privés, même lorsque le service est géré par un fournisseur tiers.

Quelles applications peuvent être intégrées au service ?

La capacité d’intégration à d’autres applications et à d’autres plateformes cloud est également un critère à prendre en considération. Slack en est un exemple, car il prend en charge de multiples applications de partage de fichiers dans le cloud.

D’autres types d’intégrations peuvent également être profitables pour l’entreprise. Celle des bots par exemple qui peuvent fonctionner de pair avec les avec les outils de collaboration dans le cloud. Ces intégrations peuvent différer en fonction de l'entreprise ou du département métier.

Un service marketing pourrait par exemple trouver utile que son application de collaboration soit intégrée à ses outils de gestion de la relation client, tels que Salesforce ou SugarCRM, pour extraire les données de ces applications lors de discussions quotidiennes ou chats liés à certains projets.

Certains produits offrent une API qui peut être utilisée pour intégrer ses propres applications maison. Un travail avec les développeurs est alors nécessaire pour déterminer quels types d'intégration sont possibles, en fonction de la plateforme du fournisseur.

Les applications mobiles diffèrent également d’une solution à l’autre. Certaines permettent une compatibilité fonctionnelle totale, tandis que d'autres ne fournissent qu'un sous-ensemble de fonctionnalités. Cela peut être un facteur particulièrement important, si l’entreprise doit composer avec des utilisateurs généralement mobiles et qui utilisent donc régulièrement des appareils mobiles pour collaborer.

Quel type de support technique est proposé ?

Le support IT est un autre critère de décision. Certains outils de collaboration axés sur la messagerie mettent à disposition plusieurs canaux pour leur support technique.

Certains outils n'offrent que le strict minimum, comme les bases de connaissances ou les tutoriels vidéo. D'autres proposent des options interactives, comme le ticketing Web, l’email, le chat en live et le support téléphonique.

La façon dont l'assistance de premier niveau est assurée varie également en fonction du fournisseur. Certains modèles offrent un support direct de premier niveau avec le fournisseur, tandis que d'autres exigent que vous passiez par un partenaire intermédiaire pour le traitement et le tri des tickets.

Quelles sont les possibilités d'administration ?

Les outils d’administration des utilisateurs et des groupes est aussi un autre aspect important. Le rapport granularité / complexité devra être évalué. Certaines plateformes optent pour la simplicité et offrent peu d'options pour créer, importer et gérer les utilisateurs et leur rôle. D'autres proposent un large éventail d'options de configuration pour déployer des services de collaboration plus adaptés aux besoins spécifiques des utilisateurs. Ceci est particulièrement important lorsqu'il s'agit de protéger l’entreprise contre d’éventuelles pertes de données.

Comment le prix est-il calculé ?

Enfin, vous devez évidemment tenir compte du coût. Les modèles de tarification peuvent varier considérablement d'un produit à l'autre ; les spécificités et les possibilités d’administration sont ici déterminantes.

Les fournisseurs offrent plusieurs niveaux de prix, des possibilités de test et des options de type  freemium. En fin de compte, vous pouvez choisir de déployer des licences plus coûteuses pour les utilisateurs expérimentés, tout en optant pour des versions moins coûteuses ou même gratuites pour les autres employés. Malgré l'absence de certaines fonctions dans les solutions bas de gamme, les fonctionnalités de base et les capacités de gestion restent intactes.

Dernière mise à jour de cet article : août 2018

Soyez le premier à commenter

M'envoyer une notification dès qu'un autre membre commente.

Merci de créer un identifiant pour pouvoir poster votre commentaire.

- ANNONCES GOOGLE

Close