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Ce qu'il faut regarder avant de choisir un outil de collaboration d'entreprise

Les besoins de collaboration augmentent. Résultat, de plus en plus d'outils voient le jour. Le choix est même aujourd'hui devenu pléthorique. Voici les caractéristiques clefs à prendre en compte pour sélectionner le bon outil pour votre société.

La nécessité de travailler en groupe, via des visioconférences et des appels audio, et simultanément d'accéder aux informations stockées en interne dans l'entreprise et dans des cloud, a conduit de nombreuses organisations à abandonner les outils de conférence traditionnels pour s'orienter vers des plates-formes de collaboration.

Deux des solutions les plus populaires sur le marché en témoignent : Slack et Microsoft Teams. Au cours des derniers mois, l'annonce par Cisco de sa propre plate-forme de collaboration, Cisco Spark, a également mis en lumière la demande croissante d'outils de collaboration différents qui vont au-delà des capacités traditionnelles de WebEx et de GoToMeeting.

Ces nouveaux outils plus « sociaux » attirent un nombre croissant d'utilisateurs, ce qui incite en retour un plus grand nombre de fournisseurs à entrer sur le marché.

Conséquences, les services informatiques sont contraints de réévaluer leurs stratégies en rapport avec la collaboration et de décider si leurs outils actuels sont encore adaptés aux besoins de leurs utilisateurs - ou s'il faut en changer.

Pour les décideurs IT, le choix d'une plate-forme exigera une attention toute particulière aux différents besoins de l'organisation. Il leur faudra ensuite déterminer si tel ou tel outil peut, réellement, répondre à chaque besoin particulier.

Voici les sept points clefs que l'IT devra évaluer au cours du processus de sélection.

1 - Support multiplateforme et mobilité

Étant donné que les utilisateurs accèdent aux données de l'entreprise à partir de plusieurs appareils, la capacité d'une suite de collaboration à tourner sur des appareils mobiles et différentes plates-formes est une nécessité (et un point qu'il faut bien vérifier).

Les membres d'une équipe sont susceptibles d'exiger l'accès à l'information depuis n'importe où, n'importe quand et à partir de n'importe quel appareil qu'ils choisissent. Lorsqu'un employé a le besoin urgent de mettre à jour un dossier ou d'interagir avec son équipe sur son mobile, avoir une « app » pour répondre facilement à un message ou ajouter un fichier n'est plus un luxe mais une exigence de base.

2 - Les outils doivent être intuitifs et faciles à utiliser.

Les premiers retours des utilisateurs finaux sur la qualité d'un outil donnent souvent le ton. Ils préfigurent si son adoption sera un succès ou un échec.

L'IT aura donc tout intérêt à faire tester les outils qu'il a sélectionnés par un petit nombre d'utilisateurs métiers qui évalueront l'ergonomie et la simplicité d'utilisation, deux points clefs à valider avant un déploiement complet.

Microsoft Teams et Slack sont deux bons exemples d'outils de collaboration d'entreprise intuitifs, en ce sens qu'ils proposent tous deux des raccourcis pour lancer un échange vidéo/audio et inviter d'autres personnes directement depuis la fenêtre de chat.

3 - La capacité de stockage des données doit s'adapter aux besoins

Le stockage est un autre domaine critique que l'IT doit prendre en compte, car de nombreux utilisateurs utiliseront la plate-forme pour stocker une grande partie de leur contenu.

Plus il y aura d'utilisateurs de l'outil de collaboration, et plus ils l'utiliseront, plus les contenus s'accumuleront au fil du temps, au risque de dépasser la capacité maximale de stockage.

L'offre de Cisco fournit jusqu'à 5 Go de stockage par utilisateur, contre 20 Go pour Slack. Microsoft Teams offre plus de flexibilité : il utilise SharePoint et OneDrive pour une partie de son stockage, qui peut commencer à 1 To.

Microsoft s'est clairement démarqué dans ce domaine puisqu'il offre l'utilisation de sa plate-forme de stockage existante pour répondre aux besoins des utilisateurs finaux.

4 - Capacité d'intégration avec des applications tierces

L'une des caractéristiques les plus pratiques de Slack est son nombre important de connecteurs. Ils permettent à la plate-forme de diffuser du contenu externe et de l'intégrer à la conversation. Un peu à la manière dont certains réseaux sociaux, comme Facebook, permettent aux utilisateurs d'intégrer des statistiques sur les sports ou les jeux dans leurs profils.

Ces outils dans Slack permettent d'avoir une visibilité sur d'autres éléments de données provenant de l'extérieur de la plate-forme. Ces mêmes capacités d'intégration ont également été introduites dans Microsoft Teams, et en sont à leurs balbutiements dans Cisco Spark.

Ces outils peuvent être des différenciateurs clés entre fournisseurs, car les entreprises cherchent de plus en plus des plates-formes qui peuvent facilement interagir entre elles et se connecter avec les systèmes que leurs employés utilisent régulièrement.

5 - Enterprise Content Management & fonctions de recherche

Slack a récemment introduit une fonction (Slack Enterprise Grid), qui permet aux grands groupes de faire des recherches sur les contenus et les conversations entre de multiples unités d'affaires.

C'est un indicateur que ce type de fonctionnalité de recherche et de gestion de contenus est un « must have » , et qu'il a été demandé par de nombreuses entreprises.

Dans la même optique, Microsoft a intégré sa plate-forme historique de gestion de contenus d'entreprise, SharePoint, avec sa solution Teams.

6 - Automatisation et Intelligence Artificielle

L'Intelligence Artificielle est en plein boom. Cela n'a pas échappé aux acteurs de la collaboration d'entreprise comme Slack et Microsoft.

Les deux éditeurs ont déployé des bots conversationnels au sein de leurs plates-formes qui peuvent répondre à différentes demandes, comme s'il s'agissait de collègues réels.

Cette fonctionnalité n'est pas un gadget. Elle permet aussi de construire des agents virtuels sur mesure pour automatiser différents processus manuels et augmenter l'efficacité. Par exemple, un bot peut traiter automatiquement une commande qu'un représentant du service client soumet par chat au sein d'une réunion de groupe.

7 - Prix et ROI

Le coût de la solution peut également devenir un facteur déterminant dans le processus de prise de décision.

Les clients qui possèdent déjà des licences Office 365 sont susceptibles de trouver qu'il est beaucoup plus attrayant de simplement activer Microsoft Teams plutôt que de supporter des coûts supplémentaires avec une autre plate-forme.

Slack et Cisco offrent des licences gratuites avec des fonctionnalités réduites, une option qui peut attirer des organisations de petites tailles, mais les abonnements payants commencent à partir de 12 $ par utilisateur, par mois. Un coût non négligeable qu'il faudra aussi mettre en face d'un ROI argumenté en utilisant des indicateurs métiers.

Et après...

En évaluant les besoins internes et en analysant les outils de collaboration d'entreprise du marché qui conviennent à l'organisation, l'IT se voit aussi confier la responsabilité de gérer et de supporter ces outils.

Dans ce cadre, les préoccupations en matière de sécurité des données sont une priorité.

En revanche, comme la plupart de ces outils sont dans le cloud, l'informatique peut au moins être assurée qu'aucun changement d'infrastructure ne sera nécessaire.

Dernière mise à jour de cet article : août 2018

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