Cet article fait partie de notre guide: Comment bien choisir son ERP ?

Comment un nouvel ERP doit améliorer vos processus

Aucun ERP prêt à l'emploi ne correspondra exactement à vos processus métiers - et c'est une bonne chose. Voici pourquoi vous devriez en profiter pour améliorer votre organisation.

L'un des aspects les plus délicats de la sélection et de la mise en œuvre d'un nouvel ERP est de déterminer et de gérer l'adéquation fonctionnelle du système, c'est à dire comment les fonctionnalités du système répondent et supportent les processus et procédures actuels de l'entreprise.

Il est évident qu'aucun système pré-packagé ne correspondra exactement à toutes les procédures d'une entreprise. Selon une vieille règle empirique, il faut s'attendre à un taux d'adéquation naturelle de 80 % (une mesure subjective et un objectif arbitraire). Il faut aussi se préparer à tirer parti de la souplesse et de l'adaptabilité du système afin d'améliorer autant que possible cette adéquation et de modifier les processus restants pour qu'ils correspondent aux fonctionnalités du système.

Nouvel ERP, nouvelles opportunités

La perspective d'un nouvel ERP offre d'énormes opportunités pour l'amélioration des processus métier.

En effet, une différence entre les fonctions du système et les processus actuels n'est pas nécessairement une mauvaise chose. L'intégration des pratiques existantes dans un nouveau système automatisé ne générera pas nécessairement de bénéfices si l'on n'améliore pas les procédures qui doivent l'être. L'automatisation d'un système d'inventaire médiocre produira un système d'inventaire automatisé et médiocre. Les ERP sont réputés pour intégrer les meilleures pratiques d'une industrie. Changer vos processus pour suivre ces meilleures pratiques pourrait, bien produire de meilleurs résultats.

Un projet ERP bien organisé commence par l'examen et la documentation des procédures existantes - une définition des processus de l'entreprise. L'équipe élargie du projet définit ensuite les futures versions de ces processus, ou le point final souhaité du projet.

La différence entre l'état actuel des process et leur état futur est ce qui générera une amélioration de la performance une fois le projet terminé et le nouveau système mis en œuvre. Idéalement, les fonctionnalités des ERP pré-sélectionnés seront mises en correspondance avec cette définition du futur (et non avec celle d'aujourd'hui) afin de déterminer la meilleure adéquation possible et sélectionner le meilleur logiciel (pour évoluer, et non pour un statu quo).

Impliquer l'utilisateur final est une bonne idée

Quoi qu'il en soit, il incombe à l'équipe en charge de l'implémentation d'élaborer une phase de transition entre la manière dont les choses sont faites (processus tels quels) et la manière, améliorée, dont elles devront se faire avec le nouveau système. C'est d'ailleurs là, en termes simples, que réside la substantifique moelle d'une implémentation.

Les utilisateurs - ceux qui exécutent les procédures et qui adopteront ces nouvelles méthodes - doivent participer à la modélisation et à la définition de la façon dont leurs activités quotidiennes changeront. De cette manière, ils seront impliqués dans le projet et motivés pour qu'il soit un succès.

Ils doivent recevoir suffisamment d'informations et de formation pour savoir comment les nouvelles procédures fonctionneront. Ils seront les plus touchés par le changement, ils doivent donc obtenir un plein soutien de la part de l'équipe en charge du projet, des managers, des dirigeants et de l'IT.

La participation des utilisateurs finaux aux processus - de la définition des besoins à la mise en œuvre - est le meilleur moyen de s'assurer que le nouveau système ERP et les nouvelles procédures seront complètement fonctionnels, qu'ils répondront aux besoins métier dans son secteur particulier et, au final, qu'ils permettront de faire avancer leurs opérations.

Il y a beaucoup trop d'exemples d'ERP qui ont rendu le travail des utilisateurs moins pratique, moins efficace ou tout simplement impossible à réaliser.

Dans de tels cas, la théorie et les fonctionnalités peuvent être parfaites sur le papier, mais dans la réalité, elles peuvent ne pas correspondre à la culture, aux ressources ou à l'orientation de l'organisation. Un nouveau processus qui ne convient pas, pour une raison quelconque, ne sera pas accepté, ne fonctionnera pas comme il le devrait et peut facilement entraîner une diminution de l'efficacité, un rendement médiocre, un retour à l'ancienne façon de faire les choses et à une prolifération de feuilles de calcul, de notes et de procédures manuelles pour remédier aux lacunes.

Albert Einstein

Albert Einstein aurait dit que la définition de la folie est de faire la même chose encore et encore et de s'attendre à un résultat différent. La mise en œuvre d'un nouveau système qui fait exactement la même chose que le précédent, avec les mêmes processus et les mêmes procédures, n'est pas susceptible d'améliorer le rendement ou de réduire les coûts.

Le changement est indispensable. La modification des procédures, c'est-à-dire l'amélioration des processus opérationnels, est un élément incontournable de la mise en œuvre de tout nouvel ERP. Des changements correctement planifiés , de concert avec le déploiement du système, justifieront le travail et les dépenses associées à l'achat d'une telle solution, si critique et centrale dans une entreprise. 

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