Cet article fait partie de notre guide: Comment bien choisir son ERP ?

Quatre manières de personnaliser son ERP sans tout casser

Alors que la sagesse traditionnelle recommande de ne pas le faire, il peut arriver que personnaliser un ERP - ou lui apporter des modifications - soit inévitable. Voici les options que proposent les éditeurs pour le faire sans développer de « spécifiques ».

C'est un mantra souvent répété dans le monde de l'IT B2B : il ne faut pas (trop) modifier son ERP. Les consultants, les experts et même les éditeurs vous diront que les modifications (les spécifiques) sont difficiles à faire, coûteuses et nuisent à l'exploitation, à la maintenance et au développement continus d'un système.

Pourtant, il est largement reconnu qu'un ERP standard ne peut répondre pleinement aux besoins particuliers d'une entreprise. En réponse, les fournisseurs offrent une grande flexibilité de paramétrages pour que les entreprises puissent adapter l'interface, l'ergonomie ou les fonctionnalités. Idéalement, cette flexibilité « intégrée » permet d'adapter suffisamment l'ERP pour éviter d'avoir recours à une vraie personnalisation. C'est d'ailleurs souvent le cas.

La personnalisation « intégrée » peut être très simple, comme déplacer des éléments d'une UI (menus, icones, etc.) ou aussi poussée que des changements dans les calculs, les formats de base de données et le contenu.

En règle générale, ces modifications sont stockées dans une table de contrôle qui n'est pas modifiée ou remplacée lorsque le logiciel est mis à jour (update) par l'éditeur. Ce qui signifie aussi que les modifications survivront à une mise à niveau (upgrade) et qu'elles n'ont pas besoin d'être refaites, retestées ou revalidées.

Voici un aperçu des types de modifications « natives » proposées par les principaux ERP. Mais n'oubliez pas que chaque éditeur a ses propres outils et ses propres approches, et que votre package peut inclure certaines de ces capacités (et pas toutes) ou d'autres non listées ici.

Personnalisation de l'interface utilisateur

La plupart des ERP permettent de modifier l'interface utilisateur en déplaçant des éléments, en changeant les libellés, en ajoutant ou en supprimant des éléments, etc. Souvent, ces changements peuvent être effectués et enregistrés pour un utilisateur ou un groupe d'utilisateurs - comme tous les utilisateurs d'une division ou d'un service - ou pour tous les utilisateurs.

La possibilité de changer les libellés peut être rendue dynamique en fonction des langues : par exemple, les interfaces de l'utilisateur X d'une division à Madrid seront en espagnol, ceux de ses confrères à Paris ou à Genève seront en français.

De même, vous pouvez rendre des zones de données de certains écrans visibles uniquement à certains rôles (le CA global d'une région ne sera accessible qu'aux responsables de la région et à ses supérieurs).

Ce type de changement peut améliorer la sécurité en affinant les accès de chaque utilisateur. La suppression d'un élément d'UI (un champ) pour un utilisateur donné supprime en fait son accès à cette information, même si l'utilisateur peut souvent avoir accès aux données par d'autres méthodes (via une requête SQL directement sur la base, par exemple).

Modification des fonctionnalités

La plupart des ERP permettent d'adapter leurs fonctions sans modifier le code. Via les paramétrages poussés, l'utilisateur peut activer ou désactiver telle ou telle fonctionnalité, modifier la façon dont les calculs sont effectués ou dont les données sont affichées. Il peut aussi définir la structure organisationnelle et les relations, et bien d'autres choses.

Ceci dit, c'est à la fois une bonne et une mauvaise nouvelle. Côté positif, affiner les fonctionnalités répond au plus près aux besoins de l'organisation. Côté négatif, ce paramétrage poussé est une difficulté supplémentaire dans la phase d''installation et la mise en œuvre du système. C'est une loi immuable. Plus un outil est flexible et personnalisable, plus sa mise en œuvre s'avère compliquée.

Afin de surmonter une partie de cette complexité, les éditeurs d'ERP adaptent à l'avance leurs solutions à certaines industries - comme l'industrie manufacturière, pharmaceutique ou hôtelière pour en citer des très différentes. Ces packages pré-configurés sont passés dans le langage courant sous le terme de « verticaux ». On parle même aujourd'hui de « micro-verticaux ».

Bien que ces offres sur mesure éliminent une grande partie du besoin de personnalisation, la plupart des entreprises effectuent tout de même des ajustements supplémentaires.

Certains éditeurs ont également développé des logiciels pour aider à adapter l'ERP. Ces outils de configuration permettent généralement de mapper les processus métier, puis d'utiliser ces mappages pour automatiser les options de personnalisation afin que le système ERP fonctionne comme souhaité.

Capacités limitées des bases de données

L'un des principaux problèmes que pose la modification des ERP est la modification de la base de données. Il faut généralement ajouter des champs et des tables pour prendre en charge des fonctions supplémentaires non incluses dans le progiciel. Les champs ajoutés doivent être liés aux données existantes pour assurer la cohérence, l'exhaustivité et la validité. Or ils peuvent ne pas être entièrement coordonnés, sauvegardés et restaurés avec les données ERP.

Le « bricolage » de la base de données d'un système personnalisé est une tâche délicate et risquée, et les changements de versions de la base de données sous-jacente à l'ERP peuvent être particulièrement dangereuses pour ces modifications.

Pour cette raison, de nombreux éditeurs d'ERP ont inclus une possibilité - existante mais volontairement limitée - de modifier les champs et les formats existants et d'ajouter de nouvelles données aux tableaux, aux écrans et aux rapports. Les éditeurs proposent divers outils pour le faire et, par conséquent, ces capacités varient grandement d'un fournisseur à l'autre.

Intégration et API

Bien qu'il ne s'agisse pas techniquement de personnalisation, sachez que de nombreux ERP sont conçus avec des « portes » d'intégration qui permettent aux programmes externes de communiquer avec le système d'une manière moins invasive.

Supposons que vous ayez une façon particulière de calculer l'autorisation de crédit et que votre système de saisie des commandes ne puisse pas être adapté pour faire le calcul comme vous le souhaitez.

Le programme de commande peut avoir une porte (un « exit ») à laquelle vous pouvez connecter votre programme de calcul. Ce programme tiers transmettra les données requises et recevra les données résultantes. Une telle porte d'intégration est, de fait, une modification du programme, mais elle est plus facile à contrôler et à maintenir car elle n'affecte que très peu le code interne.

Les APIs fonctionnent à peu près de la même manière.

Ces deux options - expliquées de manière rapide et superficielle - traduisent en tout cas la volonté des éditeurs d'ERP de prendre en compte la nécessité de personnaliser leurs packages. Elles montrent également que les éditeurs ont compris que leur intérêt était d'aider les clients à le faire, via des options natives, pour que ces changements soient apportés de la manière la moins destructive possible.

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