Microsoft Teams : 5 fonctionnalités clefs pour travailler à distance

Le travail à distance est une pratique de plus en plus répandue depuis quelque temps déjà. Compte tenu de l’état actuel du monde, le nombre d’employés qui travaillent de chez eux a spectaculairement augmenté. Conséquence, les entreprises cherchent des moyens d’utiliser la technologie pour maintenir la productivité, même loin du bureau.

Les organisations qui utilisent Teams de Microsoft trouveront ces cinq fonctionnalités clés particulièrement précieuses. Certaines sont connues, d’autres un peu moins.

1. Communications d’urgence et ressources associées

La messagerie en temps quasi réel et le partage de ressources sont très utiles dans les cas de communications d’urgence. Une entreprise peut créer un groupe dans Teams où tous les utilisateurs actifs reçoivent des avis en temps réel. Cette fonctionnalité est particulièrement importante lorsque les employés doivent recevoir des communications critiques de la part de la direction – via chat, conversations ou les onglets SharePoint.

Les employés peuvent également utiliser Teams pour accéder à des fichiers qui peuvent être des ressources précieuses – procédures d’urgence, emplacements des hôpitaux, guides de sécurité ou politiques BYOD – qui doivent être partagées le plus rapidement possible.

2. Documents de travail dans l’onglet Fichiers

Pour les employés qui travaillent à domicile et qui ont besoin d’accéder à leurs fichiers habituels, Teams propose un onglet « fichiers » pour uploader des documents et les rendre accessibles à tout utilisateur qui dispose de l’accès et des droits appropriés.

Cette capacité à prendre en charge les fichiers, leur partage et leur stockage apporte une flexibilité précieuse. Et les employés peuvent accéder aux données stockées dans le cloud sans utiliser un VPN.

3. Utiliser son ordinateur comme téléphone professionnel

Les employés d’une entreprise qui a déjà Teams peuvent recevoir des appels entrants directement sur leurs ordinateurs et leurs portables, comme s’ils étaient assis à leur bureau.

Les entreprises qui utilisent Teams pour leurs VoIP trouveront cette fonctionnalité très utile. Lorsque les employés travaillent de chez eux, ils recevront des appels sur leur Teams lorsqu’un collègue ou un client composera le numéro de leur ligne directe. Cette fonction est pratique, car elle évite d’avoir à donner son numéro personnel. Pour les entreprises qui n’utilisent pas la VoIP, Teams peut toujours aider les employés à communiquer entre eux en interne utilisant des fonctionnalités audio et vidéo.

4. Réunion virtuelle au cœur de la collaboration à distance

Les réunions « de visu » sont indispensables pour mener à bien des projets. Les réunions virtuelles de Teams permettent d’organiser des réunions avec un support vidéo (presque) complet, des tableaux blancs pour partager des idées et le partage d’écran.

5. Sécuriser le travail à distance

Donner aux employés la possibilité de travailler depuis chez eux peut s’accompagner d’une série de risques. Les ordinateurs personnels peuvent ne pas répondre aux normes de sécurité de l’entreprise. Notamment pour celles qui ne fournissent pas le matériel à leurs employés.

Avec Teams, ces risques sont atténués puisque les employés peuvent utiliser un navigateur web pour interagir avec les données corporate sans passer par le réseau de l’entreprise. Teams offre également des garde-fous avec les fonctions de conformité et à de sécurité d’Office 365, qui permettent de détecter les fuites de données et d’autres menaces dans le système. Par exemple, le système verrouillera automatiquement un utilisateur si un vol d’identité est détecté.