Rail Logistics Europe a migré vers S/4HANA Cloud dans les règles de l’art

Pari réussi pour la filiale de SNCF, Rail Logistics Europe. Celle-ci a paramétré son core model SAP en 6 mois seulement, et vient de boucler le déploiement de l’ERP auprès d’une cinquantaine de ses filiales. Un projet mené dans les règles de l’art, façon « SAP Activate ».

En charge du transport de marchandises dans le groupe SNCF, Rail Logistics Europe compte une cinquantaine de filiales, dont Fret SNCF, ainsi que Geodis. Jusqu’en juillet 2021, c’est cette dernière qui gérait le backoffice financier de l’entreprise. Pour gagner en flexibilité et remplacer un outil vieillissant, la DSI de Rail Logistics Europe a souhaité se doter d’un nouvel ERP financier. Ne voulant pas investir dans des infrastructures matérielles, la société décide de déployer une solution « ERP as a Service » dans le cloud. Après l’étude des offres Oracle Cloud, Microsoft AX 365, Workday et SAP S/4HANA Cloud, c’est celle de SAP qui a été sélectionnée.

« SAP S/4HANA couvrait l’ensemble du périmètre fonctionnel visé par le projet », explique Nicolas Bismuth, Responsable MOA Finance Rail4Logistics, Directeur de programme ERP International (SAP S/4HANA Cloud) chez Rail Logistics Europe (SNCF).

L’autre critère de choix important concernait le respect des réglementations en place dans les pays d’accueil de Rail Logistic Europe. « SAP propose ce qu’ils appellent des “Country Package” ; or nous sommes présents dans une dizaine de pays européens, dont la France, le Benelux, l’Allemagne, l’Espagne, le Portugal, l’Italie, la Pologne et la Suisse. Il nous fallait donc une solution qui répond aux contraintes réglementaires de l’ensemble de ces pays. », ajoute le responsable.

La méthodologie SAP Activate en action

Le projet est lancé avec l’intégrateur Viseo en s’appuyant sur la méthodologie SAP Activate. Priorité est donc donnée à un déploiement de type « Fit-to-standard ». Cette implémentation de S/4HANA vise à uniformiser les processus de l’entreprise, le format des données générées par l’ERP et à éviter le déploiement de spécifiques au « cœur » de la solution de SAP.

L’utilisation des processus proposés par SAP a permis de mener l’intégration plus rapidement, et ce malgré l’envergure du projet. Dans un premier temps, une cinquantaine de filiales de Rail Logistics Europe devaient rejoindre S/4HANA Cloud pour leur comptabilité, à une exception, la plus grosse d’entre elles, Fret SNCF. « Le mode de déploiement “Fit to Standard” nous a fait bénéficier du cadre de l’ERP Cloud, un cadre structurant auquel il faut s’adapter. Ce cadre nous a aidés à uniformiser nos processus, mais le pendant de cela est un effort important d’adaptation et d’adoption côté métiers. », constate Nicolas Bismuth.

« Le mode de déploiement “Fit to Standard” nous a fait bénéficier du cadre de l’ERP Cloud. [...] Ce cadre nous a aidés à uniformiser nos processus, mais le pendant de cela est un effort important d’adaptation et d’adoption côté métiers ».
Nicolas BismuthResponsable MOA Finance, Rail Logistics Europe

Il fallait donc accompagner rigoureusement les métiers au changement, car ceux-ci ont dû accomplir un effort important pour adapter leurs processus à l’outil SAP. Cette approche a permis aux membres du projet de respecter le planning initial, un véritable exploit dans l’exercice du déploiement SAP. « Le respect du planning nous a permis de disposer rapidement d’une base commune pour ensuite aller plus loin en termes d’automatisation et dans la recherche de valeur », ajoute le responsable.

Le responsable du projet évoque un autre point d’attention qui concerne en premier lieu la DSI. Selon Nicolas Bismuth, il était nécessaire que les équipes d’exploitation puissent gérer les montées de version trimestrielles de SAP S/4HANA Cloud.

« Nous avons dû mettre en place une organisation pour analyser chaque nouvelle mise à jour, la tester et la valoriser auprès de nos filiales », raconte-t-il. « Cet aspect du projet recouvre 2 points. D’une part, il faut mettre en place un dispositif de “run” avec une équipe TMA qui soit capable, chaque trimestre, d’identifier les tests de non-régression à mener, en plus de ceux réalisés par SAP, et les jouer pour valider la nouvelle version », détaille-t-il. « D’autre part, il faut communiquer auprès des métiers sur le planning de ces montées de version, leur impact et les nouveautés apportées par chacune d’elles. »

Une fois ce travail accompli, l’équipe projet doit gérer l’arrivée de nouvelles fonctionnalités sur SAP S/4HANA et les présenter aux futurs utilisateurs. Des procédures ont été mises en place pour que les supports de formation soient mis à jour, de même que les modes opératoires. Des mini-projets sont parfois lancés, lorsque certaines nouvelles fonctionnalités le demandent.

Peu de développements spécifiques, mais une centaine d’interfaces en production

Un tel mode de fonctionnement « à flux tendu » n’est viable que lorsque l’entreprise s’appuie sur très peu de développements spécifiques, ce qui est le cas du projet Rail Logistics. La solution respecte le paramétrage standard (« scope items » SAP S/4HANA Cloud). SAP laisse la possibilité de développer des extensions, personnaliser les flux d’approbation des factures, par exemple, mais ces développements sont très cadrés. « Les seuls véritables développements que nous avons menés se situent au niveau des interfaces », affirme Nicolas Bismuth. « Nous avons créé ainsi une centaine d’interfaces avec des outils tiers puisque si l’ERP est utilisé par l’ensemble de nos filiales, celles-ci ont un environnement applicatif qui leur est propre », ajoute-t-il.

À chaque déploiement au sein d’une nouvelle filiale, le responsable et ses équipes ont dû développer les interfaces nécessaires. Il fallait donc les inclure dans le processus de mise à jour trimestrielle. « Le périmètre de nos tests de non-régression trimestriels couvre les interfaces les plus critiques afin de nous assurer qu’elles continueront à fonctionner. »

De façon très pragmatique, l’équipe projet a adopté deux stratégies dans le développement de ces interfaces. Dans la majorité des cas, les demi-interfaces des systèmes tiers existants ont été adaptées par leur propriétaire afin de communiquer avec les API standards de SAP S/4HANA. Dans certains cas, c’est l’équipe projet qui a dû s’adapter aux demi-interfaces des applications de la filiale. Ce fut notamment le cas des interfaces développées pour Fret SNCF. Les montées de version successives n’ont pas fait apparaître jusqu’à présent de régressions significatives sur les API et les interfaces mises en place avec SAP S/4HANA.

Un déploiement achevé en juillet 2021

Avec ses partenaires, l’équipe projet a mis en place le core model de juin 2018 à décembre 2018, soit 6 mois de travail. De janvier 2019 à juillet 2021, l’équipe a déployé la solution auprès de toutes les filiales, dont la plus grosse, Fret SNCF, qui est venue s’ajouter au périmètre en cours de projet. « Fret SNCF a démarré sur SAP S/4HANA Cloud le premier juillet 2021 » précise Nicolas Bismuth. « Aujourd’hui, toutes les filiales de Rail Logistics Europe exploitent la solution à minima pour assurer leur gestion comptable et, pour certaines de leur facturation client et leurs achats. »

Outre le socle comptabilité/gestion financière, commun à toutes les filiales, le module « Purchase to Pay » est activé chez les filiales qui ne disposent pas déjà d’un outil pour le faire. Il en va de même quand il s’agit d’adopter le module « Order to Cash », relatif à la facturation client. Des interfaces sont intégrées avec les solutions déjà mises en œuvre par les filiales. « À l’issue de ces trois années de déploiement, nous sommes en phase de stabilisation : nous documentons et reprenons ce qui n’a pu être mis en place lors des phases de déploiements initiales, effectuons diverses actions correctives. »

« À l’issue de ces trois années de déploiement, nous sommes en phase de stabilisation. »
Nicolas BismuthResponsable MOA Finance, Rail Logistics Europe

Dans les prochains mois, l’équipe projet va se concentrer sur l’optimisation du fonctionnement de l’ERP, la mise en place d’automatisations et la robotisation de certaines tâches. Cela pourra passer par la mise en place de nouvelles briques de l’écosystème SAP Cloud, notamment SAP Multi Bank Connectivity pour la connexion aux systèmes bancaires, ou encore SAP Cash Management pour automatiser les rapprochements bancaires.

« Nous allons donc identifier avec les métiers les gains d’efficacité potentiels et nous mettrons en place les nouvelles interfaces ou les nouvelles solutions SAP qui nous permettront d’atteindre ces gains de productivité », résume Nicolas Bismuth.

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