Votre entreprise a-t-elle besoin d'un logiciel de gestion des ressources humaines ?

Comment définir les besoins et les objectifs de votre entreprise en matière de logiciels de gestion des ressources humaines. Réponse dans ce récapitulatif.

Cet article est la troisième partie d'une série consacrée aux logiciels de gestion des ressources humaines. La première partie traitait du potentiel d'un logiciel RH dans l'entreprise. La deuxième se penchait sur les critères à regarder de près pour choisir une suite HCM. D'autres articles suivront, ne les manquez pas !

Parce que les entreprises sont de tailles différentes et qu’elles opèrent dans des pays ou des secteurs différents, leurs besoins diffèrent en matière de logiciels pour la gestion des ressources humaines.

Par exemple, certaines évoluent dans des secteurs d'activité fortement réglementés où la question de la conformité est prépondérante. D'autres se disputent farouchement les talents et ont du mal à garnir certains postes. D'autres encore sont des start-ups confrontées à la gestion de la paie de leurs employés car ne disposant pas des compétences ou du temps pour le faire en interne.

Mais malgré ces différences, il se dégage un trait commun : il faut bien comprendre les besoins propres à son entreprise avant de se mettre en quête d'un logiciel de ressources humaines (HCM).

Quels outils RH sont les mieux adaptés ?

La plupart des logiciels de gestion du capital humain et des ressources humaines (RH) sont fournis sous forme de suite. Ils proposent des offres de base pouvant se compléter par des modules de gestion des talents et d'engagement social.

Le logiciel RH est ainsi conçu pour couvrir l'ensemble des besoins. Vous pouvez par conséquent choisir les outils de la suite qui correspondent au profil de votre entreprise.

Examinons plusieurs cas d'utilisation et voyons quels types d'outils RH y répondent le mieux.

Traitement de la paie

Pour les sociétés basées dans un pays et disposant soit d'employés expatriés, soit de sites dispersés dans le monde, le traitement de la paie peut s'avérer complexe.

En effet, ces entreprises doivent se conformer non seulement aux obligations imposées par leur pays d’origine en matière de paie et de taxes, mais également aux lois sur la main d'oeuvre et les salaires dans les pays étrangers.

De surcroît, il leur faut jongler avec les taux de change des différentes devises. Si votre entreprise est dans ce cas, elle a besoin d'un logiciel RH qui prenne en charge la paie et qui puisse également la localiser dans les devises, voire les langues des pays où se trouvent les employés concernés.

Respect des exigences de conformité en perpétuelle évolution

Certains secteurs comme les assurances, les services financiers, la santé et l'administration exigent un strict respect de la réglementation. Les systèmes HCM et le reporting doivent donc également assurer cette conformité.

Cependant, les règles évoluent constamment. Les ressources humaines ont donc du mal à se tenir à jour.

Si votre entreprise a besoin de surveiller les prescriptions relatives aux déclarations réglementaires et à la conformité, un logiciel se mettant automatiquement à jour lorsque la réglementation change lui sera bien utile.

Recrutement et fidélisation des talents

Dans le monde entier, des pénuries au niveau de certains postes stratégiques touchent des entreprises de toutes tailles. C'est pourquoi de nombreux services des ressources humaines recherchent des logiciels qui leur permettent non seulement d'attirer et de recruter de nouveaux talents, mais aussi de retenir et cultiver ceux dont ils disposent déjà.

Les systèmes RH traditionnels, qui portent essentiellement sur la paie, les indemnités et les avantages, ne sont pas d'un grand secours en gestion des talents.

Il est donc presque toujours nécessaire de se doter d'un logiciel fourni par un prestataire dont c'est le principal domaine d'expertise.

Intégration avec les systèmes existants

Si votre entreprise a besoin d'un nouveau progiciel (ERP) ou de nouvelles fonctionnalités RH, alors qu'elle a déjà mis en place une solution HCM, vous devez trouver un logiciel qui fonctionnera en synergie avec les systèmes existants.

De nombreuses entreprises souhaitent conserver leurs systèmes RH existants parce qu'ils leur donnent satisfaction et que les employés y sont habitués. Il arrive même que les entreprises aient investi des années dans la personnalisation du code et des interfaces et qu'elles ne souhaitent pas avoir à recommencer.

Une méthode consiste donc à trouver un logiciel RH capable de fournir les nouvelles fonctionnalités recherchées tout en s'intégrant aux systèmes RH déjà en place.

Les logiciels livrés avec un jeu d'API standard qui permettent de transférer facilement les données entre le nouveau logiciel et les systèmes existants répondent souvent à ce besoin, bien que cela n'implique pas nécessairement une intégration « plug and play ».

En présence de deux fournisseurs différents, la coopération peut se révéler difficile s'ils ne disposent pas au préalable d'un accord d'intégration de leurs plateformes respectives. Dans ce cas, il pourra être nécessaire de faire intervenir un consultant pour réaliser l'intégration recherchée.

Une autre approche consiste à ajouter le nouveau logiciel en se connectant à une version Cloud. Cela fonctionne tant que vos exigences d'intégration avec votre logiciel existant restent modestes. Avec le Cloud, il suffit aux utilisateurs d'accéder au nouveau logiciel via un portail Internet sécurisé. De nombreux fournisseurs RH dans le Cloud qui proposent des logiciels SaaS (Software-as-a-Service) partagent leurs compétences et leurs conseils pour une utilisation optimale des nouveaux logiciels.

Externalisation de la paie dans le Cloud

Contrairement aux grandes entreprises, les sociétés plus petites n'ont pas toujours le personnel ou la volonté de gérer les fonctions RH de base, telles que la paie, les virements automatiques et les déclarations fiscales. Pour ces entreprises, sous-traiter à un fournisseur peut être une solution, car il peut se charger de la paie, des virements et des impôts.

De nombreux prestataires extérieurs proposent également des services de conseil en ressources humaines en cas de besoin. Ces services peuvent être utiles aux petites entreprises qui ont également besoin d'aide pour embaucher et licencier des employés, ainsi que pour procéder à des évaluations de performances.

Or, ces tâches sont souvent confiées à des cadres hiérarchiques qui n'ont aucune expérience des ressources humaines et n'en connaissent pas les aspects juridiques. Dans ces cas de figure, la société de services peut fournir des conseils à la demande.

Comme la plupart des prestataires extérieurs sont basés dans le Cloud et offrent un accès permanent aux services de paie, les petites entreprises en retirent également plus de souplesse, car souvent leurs salariés travaillent en horaires décalés.

Utilisation des médias sociaux pour la collaboration

Nombre d'entreprises qui disposent déjà d'outils HCM de base et de gestion des talents souhaitent encore élargir leur champ d'action en utilisant les médias sociaux pour favoriser l'échange d'idées et d'informations entre leurs employés.

En particulier, les sociétés dont l'activité repose sur des contrats ou dont les employés doivent collaborer sur des projets nouveaux et ponctuels recherchent souvent des outils de collaboration adaptés.

De même, dans le domaine de la santé, les technologies collaboratives permettent de fédérer médecins, pharmaciens et professionnels de santé autour de la prise en charge des patients. Dans toutes ces situations, les ressources humaines recherchent des outils de productivité des employés via les médias sociaux qui améliorent la collaboration des salariés internes.

Il peut également arriver que les ressources humaines passent par le canal des réseaux sociaux les plus populaires pour sensibiliser le public à la marque de la société, mieux faire connaître son environnement de travail ou trouver des candidats pour des vacances de postes.

Presque tous les fournisseurs de logiciels RH proposent aujourd’hui des fonctionnalités liées aux  médias sociaux visant ces objectifs. D'ailleurs, certains ont véritablement investi le volet collaboratif et d'implication personnelle des médias sociaux et s'en sortent mieux que d'autres.

Formation en ligne

Dans le cadre de leurs stratégies de gestion des talents, de nombreuses entreprises souhaitent aider leurs employés à développer leurs propres carrières et à renforcer ainsi leur utilité au sein de l'entreprise.

Elles offrent pour cela des formations en ligne que les employés peuvent suivre de n'importe où et à n'importe quel moment, sur leurs ordinateurs de bureau ou leurs appareils mobiles.

Les objectifs RH de ce type sont particulièrement répandus dans les entreprises du secteur des technologies qui connaissent sans cesse de nouvelles avancées, et par conséquent ont besoin de nouvelles compétences. Si votre entreprise appartient à cette catégorie, il peut être intéressant d'envisager un logiciel RH prenant en charge le développement et la gestion d'un programme de formation d'entreprise.

Paiement des employés pour leurs performances

De plus en plus d'entreprises souhaitent récompenser leurs employés les plus méritants par des primes et des augmentations de salaire en fonction de la valeur qu'ils apportent à l'entreprise. Le problème est que les anciens systèmes RH sont souvent fondés sur des augmentations en fonction de l'ancienneté.

Si votre service RH souhaite simplement offrir des primes au rendement sans autre modification du logiciel RH existant, il suffit d'adjoindre à ce dernier un outil de rémunération approprié.

Cependant, si le passage au paiement selon les performances est la première étape d'une nouvelle stratégie susceptible de nécessiter des ajouts ou des modifications dans d'autres outils RH, il est préférable de considérer l'intégration à long terme des nouveaux logiciels acquis.

La meilleure attitude à adopter dans les deux scénarios est de se rapprocher d'un prestataire qui puisse fournir l'outil initial de paiement selon les performances tout en faisant évoluer le système pour y intégrer d'autres outils RH au fur et à mesure qu'ils sont nécessaires.

Visibilité par le biais de l'analytique RH

La gestion des talents, la gestion des effectifs et la rémunération incitative prenant de plus en plus d'importance dans les entreprises, les responsables des RH et les dirigeants veulent suivre la rentabilité de leur capital humain.

L'analytique RH leur permet d'analyser les tendances en matière de turnover, les niveaux de salaire et les activités de recrutement, et de générer des analyses prédictives afin de déterminer pourquoi les salariés quittent l'entreprise et comment les retenir, ou ce qui motive les candidats à rejoindre l'entreprise. Il s'agit ainsi d'attirer les meilleurs talents.

Par ailleurs, la gestion du coût des avantages revêt également de l'importance pour les organisations du secteur public comme du secteur privé. Les PME, dont les responsables sont chroniquement surchargés, ont toujours du mal à boucler les évaluations de performances dans les temps.

Quels que soient leur taille et leur secteur d'activité, la plupart des entreprises ont peu d'expérience de l'analytique RH. Par conséquent, si votre service RH souhaite bénéficier de cette technique, il peut être judicieux de faire appel à un fournisseur réputé en matière d'adoption de l'analytique RH, avec des rapports faciles à configurer et applicables immédiatement.

L'infrastructure informatique constitue également un obstacle important dans le choix d'un fournisseur d'analytique, car les rapports élaborés par le fournisseur doivent pouvoir interagir facilement avec les données des employés déjà stockées dans votre datacenter.

Des logiciels RH adaptés au secteur

Dans le commerce alimentaire de détail, les marges bénéficiaires sont extrêmement minces, pour des volumes de ventes énormes et des salariés répartis sur des milliers de points de vente. Les entreprises de ce secteur ont donc besoin d'outils et d'une analytique RH qui leur permettent d'optimiser les plannings des employés, de rationaliser les processus de travail et de limiter au maximum les coûts et le gaspillage.

Autre cas de figure, les entreprises d'exploitation pétrolière et gazière travaillent au contrat en faisant appel à des collaborateurs hautement qualifiés et à des prestataires temporaires qui viennent renforcer leur personnel interne. Des outils RH capables de gérer une main d'oeuvre hybride constituée de salariés et de sous-traitants peuvent être utiles.

D'autres sociétés doivent gérer la paie de salariés et ont donc besoin d'un système capable de traiter des taux de rémunération, des déductions et des règles de reporting différents. Si votre entreprise peut se satisfaire d'outils RH conçus pour une branche d'activité précise, certains fournisseurs de logiciels ont personnalisé leurs produits en fonction des besoins de secteurs particuliers.

Avant d'acheter un produit RH

Les progiciels RH actuels présentent une si grande richesse fonctionnelle que vous risquez d'être submergé par tous les choix disponibles sur le marché, ainsi que par tous les déploiements possibles... à moins d'avoir bien cerné au préalable les objectifs principaux de votre entreprise et les usages que vous souhaitez faire de ces outils.

L'idéal est de passer en revue les processus RH opérationnels et système qui fonctionnent déjà bien pour votre entreprise. Dans la plupart des cas, vous avez intérêt à conserver ces processus en leur ajoutant simplement des produits faciles à intégrer à l’existant.

Cependant, si votre entreprise est résolue à remplacer entièrement ses systèmes RH parce que leur coût de maintenance est trop élevé, les obstacles opérationnels et les systèmes trop nombreux – et le logiciel lui-même trop limité, une conversion radicale peut constituer le moyen le plus abordable de moderniser et d'améliorer les processus.

Dernièure mise à jour de cet article : novembre 2015

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