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Microsoft Teams : 5 bonnes pratiques à l’heure du travail hybride

Alors que la « nouvelle normalité » est un mélange de présence au bureau et de distanciel, les outils comme Teams sont centraux pour permettre le travail hybride. À condition de les utiliser de manière optimale.

« Nous devons maintenant gérer le retour des gens au bureau et apprendre à naviguer dans un environnement de travail hybride ». C’est par cette phrase que Kevin Kieller, cofondateur de la société de conseil EnableUC, a résumé la « nouvelle normalité » des entreprises partout dans le monde lors d’une session sur la réussite des réunions Microsoft Teams à l’occasion de l’événement Enterprise Connect.

Pour lui, les organisations doivent élaborer une stratégie de communication unifiée (UC) afin de s’assurer que les réunions restent productives et intéressantes, quel que soit l’endroit où se trouvent les employés. Pour y arriver, Kevin Kieller a présenté cinq bonnes pratiques. Les voici.

1. Restez à jour sur les fonctionnalités de Teams.

Pour répondre aux demandes des clients sur des fonctionnalités, Microsoft a accéléré la feuille de route de Teams. L’éditeur a par exemple imaginé le mode Together, ajouté la possibilité de séparer la réunion en « classes » (breakout rooms) ou encore et la transcription en direct (sous-titrage). Depuis le début de l’année 2021, Microsoft a lancé 127 fonctionnalités, et 54 autres sont en cours de déploiement.

Les organisations peuvent avoir du mal à suivre ce rythme. C’est pourquoi les équipes IT ont tout intérêt à consulter régulièrement la feuille de route de Microsoft 365 pour en informer les utilisateurs finaux, conseille Kevin Kieller.

Le mode Together dans Teams
Le mode Together dans Teams

2. Utilisez les bons périphériques audio et vidéo.

Que ce soit dans une salle au bureau, ou chez soi, avoir le bon matériel est indispensable pour avoir de bonnes réunions.

Microsoft a d’ailleurs élargi son portefeuille de périphériques audio et vidéo certifiés pour Teams. Cette gamme de matériel est aujourd’hui capable de prendre en charge des configurations de salles de tailles diverses, ainsi que les déploiements « à la maison ».

Ce portefeuille est composé de webcams, des haut-parleurs intelligents (qui peuvent identifier jusqu’à 10 orateurs dans une pièce afin que les participants puissent savoir qui parle) et des écrans (dont certains ont même un éclairage intégré).

« L’écosystème Teams est très vaste, avec différents constructeurs qui proposent des idées différentes », constate Kevin Kieller qui invite à « trouver ce qui fonctionne le mieux pour chaque utilisateur en fonction de l’endroit où il se trouve et de la façon dont il travaille ».

3. Améliorez les réunions avec des applications à intégrer

L’intégration d’applications à Microsoft Teams peut aussi grandement améliorer l’expérience de réunion.

« Teams est une plateforme et pas seulement un outil de communication. »
Kevin KiellerEnableUC

« Il est important de se souvenir que Teams est une plate-forme et pas seulement un outil de communication », rappelle le consultant. Les utilisateurs peuvent donc améliorer leurs réunions en ajoutant des applications de tableaux blancs, pour réaliser les sondages, pour faire des questions-réponses ou de gestion de workflow.

Il est également possible de créer ses propres applications avec la plate-forme low-code de Microsoft, Power Apps, pour adapter encore plus Teams aux workflows et aux processus spécifiques dans un contexte hybride, ajoute Kevin Kieller.

4. Une formation complète et continue.

Former les utilisateurs est essentiel pour garantir qu’ils tirent le meilleur parti de tous les outils disponibles dans Microsoft Teams. La plupart des formations pour Teams sont inadéquates, et peu d’employés ont réellement un suivi, regrette Kevin Kieller.

« La plupart des organisations ne vérifient pas si la formation qu’elles dispensent fonctionne réellement », avance-t-il.

Pourtant, la formation des employés fera d’eux des utilisateurs plus efficaces avec Teams et elle garantira l’adoption rapide des nouvelles fonctionnalités, ce qui facilitera d’autant le travail hybride.

5. Tirez parti de l’analytique.

En fin de compte, la seule façon de savoir si Teams fonctionne correctement en mode hybride et si les utilisateurs tirent tous le meilleur parti de la plate-forme est de recourir à l’analytique.

Teams propose des indicateurs à la fois pour les utilisateurs finaux et pour les administrateurs IT, souligne Kevin Kieller.

Du côté de l’utilisateur final, les employés peuvent consulter les chiffres de leurs équipes et de leurs canaux (channels), ce qui donne un aperçu de qui est présent aux réunions, de qui répond aux messages et de qui est actif dans telle équipe ou tel canal. 

Du côté des administrateurs, Teams propose plusieurs outils permettant de suivre l’utilisation et l’adoption des différentes fonctions de la plate-forme. Ces informations peuvent aider à identifier les domaines, dans lesquels la formation est (ou n’est pas) efficace. Les administrateurs peuvent aussi accéder à un tableau de bord pour avoir un aperçu de la qualité des appels, de la fiabilité technique du service et de la satisfaction des utilisateurs.

Ils peuvent utiliser d’autres outils analytiques comme Microsoft Viva Insights, qui est à même de proposer des analyses liées aux réunions, et Productivity Score, qui fournit des données sur la façon dont l’organisation utilise Microsoft 365.

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