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Agility Logistics met un ECM au centre de sa transformation numérique

Le géant du fret mondial n’avait pas de vision bout en bout des informations de ses opérations. Il a centralisé ce capital documentaire avec OpenText, lui a ajouté de l’IA et du « Case Management », et vante aujourd’hui de multiples formes de bénéfices.

La transformation numérique, concept souvent théorique, passe par des projets concrets, opérationnels – « basiques », diront certains. Mais ces projets ont démontré une nouvelle fois leur utilité à la lumière de la crise sanitaire de cette année. L’IT peut aider à réorganiser un magasin pour faire de la vente sans contact physique (click & collect, etc.), à garder des documents accessibles (RH, marketing, etc.) et à clôturer des comptes à distance, à optimiser des tournées de livraison ou l’attribution des ressources dans des usines ou des call centers avec des effectifs réduits, ou à rendre la chaîne d’approvisionnement résiliente.

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Un exemple récent vient d’illustrer, une nouvelle fois, cette dernière possibilité et ses bénéfices.

Agility Logistics, l’un des plus grands acteurs de la logistique au monde (plus de 4,5 milliards de dollars de CA), a en effet déployé une gestion documentaire (ECM). Son but ? Rationaliser sa supply chain et ses opérations de fret terrestre, aérien et maritime.

L’entreprise koweïtienne revendique 60 000 clients dans 100 pays. Elle propose des solutions d’approvisionnement « sur mesure » pour chaque secteur industriel. Mais jusqu’ici, il ne disposait pas d’une vision de ses informations de bout en bout. Agility Logistics a donc décidé d’étudier une option technique capable de lui procurer un référentiel intégré pour la saisie, le partage et le suivi des divers documents de ses frets.

Il en vante aujourd’hui les mérites. « La visibilité dans l’approvisionnement a été essentielle pour nous aider à faire face aux perturbations provoquées par la pandémie de Covid-19, » se félicite chaudement Deepak Sharma, Global IT Director for Business Solutions and Support chez Agility Logistics.

« Notre ECM (OpenText) nous a par exemple aidés à optimiser notre service client, en leur fournissant un point d’accès unique pour consulter directement leurs documents, suivre leurs expéditions et recevoir leurs factures, au lieu de devoir appeler pour demander les documents dont ils ont besoin ».

« L’ECM a donné un point d'accès unique à nos clients pour consulter directement leurs documents, leurs expéditions et leurs factures, au lieu de devoir appeler pour les demander. »
Deepak SharmaAgility Logistics

Le choix du prestataire ne s’est en revanche pas fait en un jour. Agility Logistics évoque un « long processus d’évaluation ». De fait, la concurrence est forte dans ce domaine de l’IT. Dans son Magic Quadrant des Content Services Platforms de 2020, Gartner rappelle que le haut du marché est composé de pas moins de dix-huit acteurs qui vont d’IBM, Hyland et Microsoft à Alfresco en passant par Nuxeo, M-Fils, Micro Focus ou Docuware ; sans oublier Box qui évolue doucement, mais sûrement du File Sync & Share (à la Dropbox) au véritable Enterprise Content Management.

Tout en haut de la pyramide du Gartner, Sharepoint et OpenText sont au coude à coude. Agility Logistics a finalement choisi le deuxième.

Un ECM infusé à l’IA

Si l’ECM peut paraître basique (il ne s’agit au final « que » de lister le patrimoine documentaire d’une entreprise), les technologies « intelligentes » l’infusent de plus en plus.

Agility Logistics en a donc profité pour déployer une brique de dématérialisation à base d’Intelligence Artificielle (« OpenText Intelligent Capture ») qui permet de scanner des documents, de les transformer classiquement en PDF, mais surtout de capturer et de générer des métadonnées automatiquement pour améliorer les recherches ultérieures et faciliter les récupérations.

Le cœur de l’ECM (OpenTex Documentum) a été intégré avec le système logistique et avec les applications financières maison. L’objectif était de garantir que tous les rapports et toutes les données clés soient bien stockés, au fil des opérations, dans un format électronique.

Agility Logistics a également automatisé les processus documentaires (workflow), avec du « case management » différencié en fonction des besoins des différents secteurs des clients (avec Documentum xCP). Dans le contexte documentaire, le « case » désigne la collecte d’informations sur un « cas » particulier comme un client, une entreprise, un incident, un fret donné ou un thème particulier.

Enfin, pour garantir que la conservation des données est bien conforme aux exigences réglementaires, le géant de la logistique a opté pour une solution d’archivage (OpenText InfoArchive).

Gains opérationnels et écologiques pour la supply chain

En résumé, l’ECM a permis de rendre intelligibles toutes les informations de la chaîne logistique (remontée de capteurs, documents papier, mails, etc.) qui existaient, mais qui étaient éparpillées et peu exploitables.

« Lorsqu’une entreprise peut suivre les marchandises de leur origine à leur destination – et tout ce qui se trouve entre les deux – elle peut optimiser l’expédition », se réjouit Deepak Sharma.

Le responsable n’oublie pas au passage de faire un peu de « green IT » en soulignant que les gains d’efficacité ainsi obtenus se traduisent aussi par une réduction de ses émissions de carbone. « Notre stratégie globale est d’être constamment durables dans nos opérations, notre ECM (OpenText) nous aide à atteindre cet objectif ». Aussi « basique » qu’il puisse paraître, l’ECM a de nombreux bénéfices insoupçonnés.

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