Microsoft Power Apps : les limitations à connaître avant de l'adopter

Avant d'adopter Microsoft Power apps, les entreprises et leurs départements doivent comprendre ses limites du produit, telles que les contraintes de licence et les restrictions de connexion.

Power Apps est un produit de la plateforme Microsoft Power Platform, qui fait partie des écosystèmes Microsoft 365 et Azure.

Power Apps permet de créer des formulaires exhaustifs. Comme la plupart des produits de construction de formulaires, il fournit des interfaces visuelles qui contiennent des champs de saisie de données et des champs de sélection – des listes déroulantes, des cases à cocher ou des choix de date – et prend en charge une interface utilisateur responsive pour se rendre compatible avec les applications mobiles. Power Apps doit offrir une intégration poussée, via l’écosystème de connecteurs de Microsoft, à ses autres services – tels que Microsoft 365, Azure, SharePoint et Power Automate – et à de nombreuses plateformes d’éditeurs tiers : Adobe, Amazon, Dropbox, Google, Salesforce, Zendesk, etc. Power Apps dispose de plus de 400 connecteurs.

Power Apps est le successeur naturel d’InfoPath. Plus spécifiquement, il vient remplacer l’outil InfoPath Forms de Microsoft, dont la fin de vie approche en 2026. Bien que les formulaires Power Apps ne bénéficient pas, à date, de toutes les fonctionnalités de ceux d’InfoPath. À terme, Microsoft complétera son offre.

Voici quelques exemples de cas d’usage de Power Apps :

 

  • Des formulaires pour extraire les métadonnées des artefacts documentaires. Ces métadonnées peuvent être le titre, les étiquettes de sujet, les modifications datées, et le type de document, dont les contrats, les bons de commande, des plans d’étage, des budgets, ou encore des plans de projet.
  • Des formulaires permettant de capturer des métadonnées des catalogues de produits. Les exemples de métadonnées comprennent le nom du produit, le prix, la catégorie, la description, les commentaires et les attributs tels que la couleur, le poids ou la taille.
  • Des formulaires pour examiner et approuver les changements apportés au cycle de vie de la gestion du contenu. Il peut s’agir, par exemple, de faire passer un document de l’état de brouillon à l’état final ou de valider ou de rejeter une entrée de catalogue de produits.
  • Embellir des formulaires existants ou en créer de nouveaux pour les applications métiers. Citons des exemples dans les ERP, les CRM, les systèmes de gestion d’entrepôt, les GED, en particulier lorsque le CMA (l’interface visuelle d’un CMS) est « headless », c’est-à-dire qu’il ne comprend pas les formulaires de l’interface utilisateur native.
  • Concevoir des sites Web personnalisés. Ils peuvent servir pour la gestion des partenaires, l’accès à des capacités en libre-service, la gestion de tickets, ou encore à bâtir des FAQ. Microsoft a imaginé Portal pour prendre en charge l’accès sécurisé et anonyme de tiers aux données stockées dans le Microsoft Dataverse, anciennement appelé Common Data Service.

Les autres outils de la Power Platform

En plus de Power Apps, Microsoft Power Platform comprend également Power Automate et Power BI.

Power Automate, anciennement Flow, permet de créer des flux d’automatisation. Les automatisations peuvent être simples (envoi d’un courriel lorsqu’un document est modifié) ou complexes (récupération et mise à jour de données sur plusieurs plateformes, services et applications). Power Automate, à l’instar de Power Apps, fonctionne avec les services de Microsoft, ainsi qu’avec des centaines de produits et services de fournisseurs tiers.

Le plus connu, Power BI, peut consommer des données provenant de diverses sources et les restituer sous forme de visuels riches dans des tableaux de bord et des rapports. Elle permet aux utilisateurs d’interagir avec ces éléments visuels pour en tirer des enseignements.

Power Apps, Power Automate et Power BI ne sont pas des outils de gestion de contenus à proprement parler, mais ils peuvent répondre à ce cas d’usage une fois qu’ils sont combinés.

Les limites de Power Apps

Malgré l’exhaustivité de Power Apps, les entreprises doivent tenir compte de ses limites.

Les licences sont encadrées dans le périmètre de Microsoft 365.

Les formulaires Power Apps ne peuvent fonctionner qu’au sein du domaine d’entreprise sous licence, et les utilisateurs ne peuvent pas les distribuer entre organisations. Les usagers peuvent partager du contenu avec des invités qui disposent de comptes Active Directory et de licences Power Apps. Cependant, le portail Power Apps offre un accès tiers et anonyme.

Un modèle de licence compliqué

Le modèle de licence comporte plusieurs plans, que les utilisateurs peuvent avoir du mal à comprendre. En outre, les licences Microsoft 365 limitent certains connecteurs à des niveaux supérieurs.

Coût

Power Apps coûte 101 euros par utilisateur et par an pour une application individuelle, le prix mensuel d’une application par utilisateur étant de 8,40 euros. Par ailleurs, Power Apps revient à 33,70 euros par utilisateur et par mois pour un nombre illimité d’applications. Les organisations doivent tenir compte de l’évolution des coûts lorsque des centaines ou des milliers d’utilisateurs ont besoin d’accéder à certaines applications.

Microsoft accorde des licences différentes pour Power Apps Portal. Un portail coûte 168,70 euros pour 100 sessions par mois et 84,30 euros pour 100 000 consultations de pages Web par mois pour les utilisateurs externes authentifiés. Pour les usagers internes de Portal, deux licences existent : l’une par application et l’autre pour un nombre illimité de canevas en production.

Les services low-code

Power Apps permet aux utilisateurs de créer rapidement des formulaires simples grâce à ses services low-code. Cependant, ces canevas comportant une logique commerciale complexe ou ceux qui évoluent peuvent poser des problèmes en raison d’une capacité limitée à gérer la base de code et à suivre les modifications.

Environnement de développement intégré Power Apps

L’IDE de la Power Platform s’exécute depuis le Web. Les utilisateurs conçoivent tous les formulaires à partir d’un navigateur Web — et non d’une application de bureau – de sorte qu’ils ne peuvent pas développer ce type d’application en étant hors ligne. En outre, les IDE fonctionnant via des navigateurs Web ne sont généralement pas aussi sophistiqués que les environnements IDE desktop.

Prise en charge limitée de plusieurs tailles de dispositifs et d’orientations d’écran

Power Apps oblige les usagers à développer plusieurs versions de leurs applications. Les formulaires responsives peuvent évoluer dans une certaine mesure, mais ils nécessitent un compromis. Par exemple, une application optimisée pour les téléphones et les tablettes nécessite deux versions, une pour chaque appareil.

Limite d’éléments

Power Apps est limitée à 2 000 éléments provenant d’une source de données connectée comme SharePoint, SQL ou Oracle.

Limites de débit des connecteurs

Le débit varie selon la connexion. Cependant, essayer de lire ou d’écrire des centaines d’éléments à partir de listes SharePoint, de bases de données SQL ou de classeurs Excel peut dépasser les seuils approuvés et provoquer des défaillances. Par exemple, Power Apps autorise 1 000 requêtes de connecteurs par période de 24 heures dans le cadre du plan de licence par application. Les limites de débit de chaque connecteur varient et peuvent être complexes.

Contrôle des pièces jointes

Microsoft limite le contrôle des pièces jointes de Power Apps à SharePoint ou Dataverse au niveau du back-end, de sorte que des plateformes comme OneDrive ou Azure SQL Server ne peuvent pas être les magasins de documents cibles. En outre, la taille maximale de téléchargement est de 50 Mo.

Pas de fonctions ni de code partagés

Dans Power Apps, chaque application à partir de laquelle les utilisateurs exécutent une logique métier – comme la validation ou le calcul de champs – nécessite la même logique construite et maintenue dans toutes les applications traversées. Des formulaires plus grands et plus complexes avec de nombreuses lignes de logique de programmation enchâssées pourraient conduire à l’imprévisibilité lorsque les usagers joignent ou modifient des lignes de code pour répondre à de nouvelles exigences commerciales. Microsoft tente de réagir à cette problématique en ajoutant des fonctionnalités DevOps via l’intégration de Power Apps et des portails à VSCode et la mise en place d’un CLI au niveau de la Power Platform.

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